Eine Instanz ist eine eigenständige Installation für eine Hochschule oder eine HEI wie bspw. ein Konglomerat von Hochschulen, die über Stiftung gemeinsam vertreten werden.

Diese Instanzen werden einer virtuellen Maschine betrieben. Das ist ein virtueller Server, der zusammen mit anderen virtuellen Maschinen auf einer sehr leistungsfähigen Hardware üblicherweise in Rechenzentren betrieben wird. Die virtuellen Server sind als eigenständige Einheiten zu sehen und damit strikt getrennt, anders als bei Systemen, auf denen viele Mandaten auf derselben Instanz arbeiten und die Instanz selbst sicherstellt, dass sich die Mandanten nicht unbeabsichtigt gegenseitig sehen.

Das Stipendien-CRM an sich ist auch mandantenfähig, in diesem Sinne aber als Intra-Mandantenfähig anzusehen, d.h. die Mandanten bestimmen sich aus Stakeholdern im Kontext der HS/HEI bzw. aus Personen innerhalbt der HEI/HS, etwa Buchhaltung versus Geschäftsstelle versus Kommissionsmitglieder.

Bei Instanzen sind jene zu Demo- oder Schulungszwecken, Produktinstallationen sowie Test- bzw. Abnahmeinstanzen (für neue Features, bei geplanten Änderungen) zu unterscheiden.

Demo- und Schulungsinstanzen enthalten keine personenbeziehbare Daten, können aber mit anonymisierten bzw. pseudonymisierten Daten bestückt sein.

Test- und Abnahmeinstanzen können Realdaten aus dem Produktivsystem enthalten und müssen daher demselben Schutzniveau unterliegen, wie die Produktivinstallation.